Klachtenprocedure

HPB biedt stakeholders een toegankelijke en veilige manier om zorgen of klachten te melden over onze activiteiten, onze aanpak, werk en output voor klanten, publicaties of andere aspecten.

1. Indienen van een melding

Een melding kan via het online formulier worden ingediend, eventueel anoniem. Voor behandeling van de klacht vragen wij om een duidelijke beschrijving van de feiten van wat er is gebeurd, wanneer dit heeft plaatsgevonden, wie betrokken waren en eventuele relevante documentatie.

Een melding wordt in behandeling genomen wanneer deze betrekking heeft op:

• Schending van mensenrechten of arbeidsnormen
• Discriminatie, intimidatie of ongepast gedrag
• Milieu-impact of milieuverantwoordelijkheid
• Onethisch handelen, misleiding of greenwashing
• Schending van wet- en regelgeving

Neem voor meldingen die betrekking hebben op commerciële geschillen of operationele klantvragen direct contact met ons op.

2. Beoordeling van de melding

Binnen 5 werkdagen na het insturen van de klacht ontvangt de melder (indien contactgegevens zijn verstrekt) een bevestiging van ontvangst. Binnen 10 werkdagen beoordelen wij of de melding valt onder deze klachtenprocedure. Indien de melding niet als formele klacht wordt geaccepteerd, leggen wij uit waarom. Wanneer een melder anoniem wil blijven en geen e-mailadres heeft opgegeven, nemen wij de melding alsnog serieus en zullen wij indien nodig, intern onderzoek doen, zonder directe terugkoppeling.

3. Onderzoek en opvolging

Indien de melding wordt geaccepteerd:

• Wij onderzoeken de kwestie zorgvuldig en objectief
• Wij kunnen betrokken partijen horen
• Indien nodig nemen wij passende maatregelen

Wij streven ernaar om binnen 30 dagen een eerste inhoudelijke terugkoppeling te geven.

Indien meer tijd nodig is, informeren wij de melder over de voortgang.

In geval van vermoedens van ernstige overtredingen van wet- en regelgeving, fraude, geweld of andere strafbare feiten, kan HPB besluiten de kwestie voor te leggen aan bevoegde autoriteiten, zoals toezichthouders of politie.

4. Oplossing en afronding

Wij communiceren:

• De uitkomst van het onderzoek
• De genomen maatregelen (voor zover passend en vertrouwelijk mogelijk)
• Wanneer de zaak is afgesloten

5. Bescherming tegen vergelding

HPB tolereert geen enkele vorm van vergelding tegen personen die te goeder trouw een melding doen.

Wij:

• Bieden de mogelijkheid tot anonimiteit
• Behandelen informatie vertrouwelijk
• Delen informatie alleen met betrokken personen indien noodzakelijk
• Nemen disciplinaire maatregelen bij schending van vertrouwelijkheid

6. Evaluatie

Deze klachtenprocedure wordt jaarlijks geëvalueerd.